New format to CNF (Cosmetic Notification Form) coming Summer 2016

Health Canada’s Cosmetics Unit is (finally) changing their CNF format from the pdf forms we all know and love-to-avoid, to an hopefully much more user-friendly HTML (website) form. Below is the original newsletter email. Because this information is not found on their website anywhere, before we posted this, we did some fact checking and asked our Cosmetics division contact to confirm the change, and that email is below that! 

What do you think of this change? 

From: Cosmaliste <cosmaliste@HC-SC.GC.CA>
Date: April 22, 2016 at 2:50:23 PM EDT
To: COSMETICS_LIST@LIST.HC-SC.GC.CA
Subject: NEW from Health Canada’s Consumer Product Safety Program /NOUVEAUTÉ du Programme de la Sécurité des  produits de consommation de Santé Canada
Reply-To: cosmaliste@HC-SC.GC.CA

Subject: New format for online forms

Based on Government of Canada Guidelines for Web Content Accessibility, Health Canada has committed to the replacement of PDF forms with HTML forms, which are expected to be launched in Summer 2016.  Once the HTML forms are available, you will no longer be able to use or submit the PDF forms online.

This update will impact the following forms:

• Cosmetic Notification Form
• Incident Report Forms (for Consumers and Industry to report an incident or event involving a consumer product or cosmetic)
• Form for submitting additional documents to Health Canada

What this means for you:  

For cosmetic industry members: If you have notified Health Canada about a cosmetic product using the PDF form and need to make an amendment/discontinuation, OR if you intend to submit additional information on an incident, you are encouraged to send the changes using the current PDF forms as soon as possible.  Note that once the HTML form is available, and you need to inform Health Canada of an amendment/discontinuation to a cosmetic notification, you will have to manually re-enter all the information related to your cosmetic product. This is due to the fact that the information from a saved PDF form cannot be imported into the new HTML form.

The current PDF Cosmetic Notification Form can be found here:
http://www.hc-sc.gc.ca/cps-spc/cosmet-person/notification-declaration/index-eng.php

The current PDF Incident Report Forms & Form for submitting additional documents to Health Canada can be found here:
http://www.hc-sc.gc.ca/cps-spc/advisories-avis/incident/index-eng.php

For all other industry members or consumers:  If you intend to submit additional information on an incident, you are encouraged to send the changes using the current PDF forms as soon as possible.
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Sujet: Nouveau format des formulaires en ligne
Selon les lignes directrices sur l’accessibilité du contenu des sites Web du Gouvernement du Canada, Santé Canada s’est engagé à remplacer les formulaires PDF pour des formulaires HTML, qui devraient être disponibles à l’été 2016.  Une fois les formulaires HTML disponibles, vous ne pourrez plus utiliser ni soumettre les formulaires PDF en ligne.

Cette mise à jour aura un impact sur les formulaires suivants:

• Formulaire de Déclaration des cosmétiques
• Formulaires de Rapport d’incident (pour le signalement d’incidents ou d’événements par les consommateurs et l’industrie concernant un produit de consommation ou un produit cosmétique)
• Formulaire pour soumettre des documents additionnels à Santé Canada

Ce que cela signifie pour vous:

Pour les membre de l’industrie des cosmétiques: Si vous avez déclaré un produit cosmétique en utilisant le formulaire PDF et souhaitez informer Santé Canada que le produit a été modifié ou n’est plus sur le marché (arrêt de vente), OU si vous avez l’intention de soumettre de l’information additionnelle au sujet d’un incident, vous êtes encouragés à soumettre vos changements à l’aide des formulaires PDF actuels aussi rapidement que possible. Veuillez noter qu’une fois que le formulaire HTML de Déclaration des cosmétiques sera disponible et que vous devez informer Santé Canada que votre produit a été modifié ou qu’il n’est plus sur le marché, vous devrez entrer à nouveau, manuellement, toute l’information reliée à votre produit cosmétique. Cela est dû au fait que l’information provenant du formulaire PDF ne peut pas être importée dans le nouveau formulaire HTML.

Le Formulaire de déclaration des cosmétiques actuel, en format PDF, est disponible ici:
http://www.hc-sc.gc.ca/cps-spc/cosmet-person/notification-declaration/index-fra.phpLe Formulaire pour soumettre des documents additionnels à Santé Canada et les formulaires de Rapport d’incident concernant un produit de consommation ou un produit cosmétique actuels, en format PDF, sont disponibles ici:
http://www.hc-sc.gc.ca/cps-spc/advisories-avis/incident/index-fra.php

Pour tous les autres membres de l’industrie et les consommateurs: si vous avez l’intention de soumettre de l’information additionnelle au sujet d’un incident, vous êtes encouragés à soumettre vos changements à l’aide des formulaires PDF actuels aussi rapidement que possible.